Savez-vous comment bien préparer une réunion ?

de | 31/07/2014

préparer une réunion

Plusieurs paramètres importants entrent en ligne de compte afin de bien préparer une réunion que cela se passe chez vous ou dans une salle. En suivant ces conseils pratiques, vous saurez comment s’exprimer avec assurance et convaincre les personnes qui assisteront à vos prochaines réunions. En premier lieu, il est important de déterminer le message que vous souhaitez transmettre. Pour y arriver, la meilleure méthode repose sur une stratégie qu’on divisera en trois parties, à savoir : le message délivré, le type de public et l’environnement.

Vous impressionnerez mieux vos interlocuteurs avec des connaissances précises et approfondies qu’une démonstration des diligences et d’esprit. Une attitude positive, de l’énergie et de l’enthousiasme marqueront plus en mémoire même si les détails se sont estompés.

Pour préparer une réunion : Evaluez vos compétences

Jouer un rôle n’est pas facile sauf pour un acteur confirmé. Il est essentiel de savoir reconnaître et exploiter les meilleurs atouts. Vous pouvez, par exemple, placer une petite anecdote bien choisie si vous êtes doués pour raconter des histoires. Si vous avez une voix agréable et claire, vous pouvez également bénéficier de ces atouts. Il est important de déceler les peurs et les angoisses vous paralysant lorsque vous devez prendre la parole en public. Ainsi, vous serez bien préparé avant le jour J.

Évaluation des personnes qui assisteront à la réunion

Il faut tenir compte des valeurs culturelles et des opinions de vos interlocuteurs afin de bien faire passer votre message. Il est important de connaitre à l’avance leur réaction vis-à-vis de certains points délicats ainsi que la répercussion éventuelle suite à votre intervention. Il est conseillé de présenter les points épineux sans donner votre opinion personnelle si concernant le sujet abord », les membres de l’assistance sont connus pour leur opinion bien tranchée. Sachez aussi que l’humour peut être blessant, ainsi il faut savoir en user avec prudence.

  • Bien s’adapter en fonction du nombre de participants

Le nombre de participants définit en grande partie la structure de votre exposé. Avec un petit groupe, la possibilité d’échanges est nombreuse. Vous avez la possibilité de répondre aux questions au fur et à mesure ou bien demander l’avis des participants sur les points soulevés. L’approche est totalement différente face à un large public étant donné que la communication s’effectue essentiellement à sens unique.

Afin de retenir l’attention de vos interlocuteurs, il faut tenir un discours clair, précis et facile à suivre. Il faut également inciter les personnes présentes à intervenir le plus possible. Lors d’une réunion, vous parlez à des personnes et non simplement devant elle, n’oubliez jamais cela. Il est important que les personnes quittent la réunion avec le sentiment d’avoir appris quelque chose.

  • Préparation du lieu de la réunion

L’environnement joue un rôle important sur l’ambiance générale d’une réunion. On se sent plus à l’aise en faisant une réunion chez soi ou dans un endroit familier contrairement à une salle inconnue. Toutefois, si c’est le cas, pensez à visiter le lieu à l’avance, à noter les détails afin d’avoir une idée précise sur les dispositions à prendre lors de la préparation réunion. Il s’agit tout simplement d’un repérage des lieux.

  • Mettez en avance vos connaissances

Un exposé a pour objectif principal de faire passer des informations. Ainsi, il n’y a rien de plus attrayant que l’enthousiasme de l’orateur. Il ne faut pas laisser voir votre travail de préparation. Afin de bien maîtriser votre sujet, vos solides connaissances sont vos meilleurs alliés. Énumérer une foule de nom ou des références académiques sont donc inutiles.

Avant la réunion, il est essentiel de bien s’informer et de préparer consciencieusement vos propos. En répondant comme un expert aux questions posées par les personnes présentes, votre réputation est assurée. Il est ainsi primordial d’exposer clairement les points essentiels de votre discours.

Bon à savoir :

Dans une réunion, la capacité d’écoute d’une personne adulte ne dépasse pas 45 minutes pendant lesquelles environ un tiers des informations données et au maximum 7 idées maîtresses sont enregistrés. Pour fixer le message que vous souhaitez faire passer, limitez-vous à 3 ou 4 points importants sur lesquels vous soutiendrez au début de votre intervention, vers le milieu, et une dernière vers la fin de la réunion. Le titre est très important pour bien résumer votre sujet, ainsi essayer d’en trouver un qui est attractif sans être trop subtil ni trop mystérieux.

Pour résumer, voici quelques conseils ainsi que les points à retenir :

  • Exercez-vous à parler clairement avec un ton normal, puis faites-le en élevant la voix.
  • Pour trouver le bon rythme, n’hésitez pas à essayer différentes cadence de locutions.
  • Exercez-vous face à un public improvisé. Vous aurez confiance en répétant devant un ami.
  • Pour savoir l’impression que vous donnez, il suffit de vous observer devant un miroir.
  • Apprenez à vous détendre et à sourire
  • Pour vous mettre à l’aise, vous pouvez raconter une petite anecdote bien trouvée et familière ;
  • Sachez qu’une attitude détendue donne confiance
  • une veste ouverte est un signe d’honnêteté

En revanche, voici ce qu’il faut éviter lors d’une réunion :

  • parler la tête baissée car cela atténue la voix
  • croiser les jambes
  • tourner le dos aux gens car cela risque de détourner leur attention
Conclusion

Laisser une forte impression est très importante. Faites un petit résumé de votre exposé en une ou deux phrases très courtes. Il faut être bref car quelques phrases courtes et bien choisies retiendront plus l’attention qu’un monologue de 10 minutes.

Une pause après les mots importants permet d’insister dessus. Une bonne méthode pour introduire le dernier point essentiel de votre exposé est d’appuyer sur le mot « et ».

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